Бекофис и счетоводство: оперативната работа, изцяло изнесена
Поемаме пълното текущо финансово счетоводство – тоест реалното осчетоводяване, не само сортирането на документи – а също и ежедневната офис работа: оферти, фактури, управление на вземания, архивиране, документооборот. Приключването и данъчните консултации остават при Вашата данъчна кантора, на която коректно съдействаме.
Какво поемаме
Счетоводство и бекофис работят заедно: който пише фактури и води управлението на вземания, познава постъпленията – и ги осчетоводява съответно по-бързо и по-коректно. Можете да възложите двете заедно или поотделно.
Пълно финансово счетоводство
Текущо счетоводство: въвеждане и осчетоводяване на входящи и изходящи фактури, касови и банкови операции, платежен трафик, съгласуване на сметки, управление на открити позиции и подготовка на справка-декларацията по ДДС. Без приключващи дейности.
Услуга за оферти и фактуриране
Изготвяне и изпращане на Вашите оферти и изходящи фактури – с коректни задължителни данни, чисти номерационни серии и по желание като електронна фактура в предписания формат.
Управление на вземания и контрол на плащанията
Наблюдение на откритите позиции, многостепенно управление на вземания по Ваши указания, напомняния за плащане, съгласуване с клиенти и предаване на инкасо или адвокат, когато е необходимо.
Офис организация
Входяща и изходяща поща, организиране на срещи, заявки, отчитане на командировки и разходи, подготовка на документи и комуникация с Вашите външни партньори.
Документооборот
Дигитален, съответстващ на изискванията архив на документи с ясна структура, търсимост и права за достъп. Ние го изграждаме, поддържаме и следим за спазването на сроковете за съхранение.
Справки и съдействие
Месечен бизнес анализ и оборотна ведомост, подготвено предаване към Вашата данъчна кантора, както и специални справки за банка, институции за финансиране или съдружници.
Вашата система остава Ваша система
Много доставчици обвързват своите клиенти с определен софтуер – и правят по-късна смяна скъпа. Ние вървим в обратната посока: Вие решавате в коя система се осчетоводява. Работим във Вашата среда, с Вашите достъпи и Вашите сметки.
Вътрешно използваме Agenda. Ако нямате собствена система или искате да напуснете изолирано решение, можете да използвате тази среда. Донесете собствена система – ще работим в нея – а ако някой ден пожелаете да смените доставчика, ще получите Вашите данни във формат, с който новият доставчик може да работи.
Също толкова естествено: изнасяне и предаване към Вашата данъчна кантора се извършва във формата, който се изисква там – обикновено като съответстващ на DATEV експорт или като структуриран файл за предаване.
На практика това означава
- Без задължение за софтуер. Не е нужно да купувате ново решение за сътрудничеството.
- Без заложничество на данните. Счетоводните данни и документите принадлежат на Вас и могат да бъдат изнесени по всяко време.
- Чист интерфейс към данъчната кантора. Предаване във формата, който се очаква там.
- По желание: работни заплати. Като добавка и в сътрудничество със съответните институции – по заявка.
- Ясна граница на отговорностите. Ние осчетоводяваме текущо; годишното приключване, данъчните декларации и данъчните консултации остават при Вашата кантора.
Как изглежда сътрудничеството в ежедневието
Счетоводството функционира добре, когато е скучно: еднакъв ритъм, еднакви пътища, фиксирани срокове. Ето как изглежда типичен месец.
Документите пристигат
Качвате документи дигитално, препращате имейли или ние ги вземаме директно от Вашите системи. Хартия може да бъде дигитализирана.
Текущо осчетоводяване
Въвеждаме и осчетоводяваме постоянно, а не събрано в края на месеца – така откритите позиции и ликвидността са актуални по всяко време.
Съгласуване
Банка, каса и открити позиции се съгласуват. Неясноти събираме в списък с въпроси, вместо да Ви прекъсваме поотделно.
Справка и предаване
На договорената дата получавате справките; съдействието към Вашата данъчна кантора се предава в желания формат.
Изнасяне на счетоводството: какво всъщност се крие зад него
Терминът „счетоводна услуга“ се използва по много различни начини. Някои доставчици сортират документи и предават купчината на данъчната кантора. Други само въвеждат фактури. Ние разбираме под пълно оперативно финансово счетоводство, че реално се осчетоводява: стопанските операции се завеждат по сметки, сметките се съгласуват, откритите позиции се водят, плащанията се съотнасят и се подготвя справка-декларацията по ДДС. Резултатът е счетоводство, от което в края на месеца могат да се изведат надеждни данни – а не само подредена купчина документи.
Защо текущото осчетоводяване струва повече от бързото наваксване
Който осчетоводява едва малко преди справка-декларацията, получава данни, които към момента на вземането на решение вече са остарели. Който осчетоводява текущо, вижда по всяко време кои фактури са открити, как се развива ликвидността и дали дадена разходна позиция излиза извън рамките. Затова работим в кратки цикли, а не в месечни блокове. Обемът работа е в крайна сметка същият – но ползата е съвсем различна.
Най-честият случай: наваксване на изоставане
Много фирми идват при нас, когато счетоводството изостава с няколко месеца. Тогава важи: първо преглед на състоянието, после наваксване, после редовен режим. За обработката на несортирани или непълни документи начисляваме според вложения труд, тъй като обемът не може да бъде оценен сериозно предварително. Вие обаче получавате предварително оценка на обхвата и горна граница, при достигане на която се консултираме с Вас.
Бекофис: подценяваният крадец на време
Изготвяне на фактури, проверка на постъпления, напомняне за плащане, архивиране на документи, отчитане на командировъчни разходи, поръчки – всяка от тези дейности отнема поотделно няколко минути, а общо – по няколко дни в месеца. Тъй като рядко изглежда спешна, тя се отлага, докато не се превърне в проблем: фактурите излизат твърде късно, вземанията се проследяват твърде късно, документите не могат да бъдат намерени при спор. Изнесена, тази работа не остава занемарена, защото при нас е част от фиксиран процес.
Електронна фактура и дигитални документи
Преходът към структурирани електронни фактури засяга почти всички фирми в германския B2B бизнес. На практика това означава: входящите фактури трябва да могат да бъдат получавани и обработвани в структурирани формати, а изходящите фактури да бъдат съответно генерирани. Ние изграждаме този процес – от пощенската кутия за получаване, през обработката, до архивирането в съответствие с изискванията – и го свързваме с процеса на осчетоводяване, така че да не възниква двойно въвеждане. Където за това са необходими технически промени, се прилага областта ИТ и дигитализация.
Ясна граница спрямо данъчната кантора
Ние не сме данъчен консултант и не заместваме такъв. Годишното приключване, данъчните декларации, данъчното планиране и окончателната преценка на сложни казуси остават в кантората. Нашата задача е текущата оперативна работа и съдействие, което е подготвено така, че кантората да може да продължи бързо и без допълнителни въпроси. На практика това често намалява разходите и от страна на кантората.
Конкретни цени на пакетите според броя счетоводни записвания на месец ще намерите на страницата Счетоводство – пакети и цени.
Често задавани въпроси за бекофис и счетоводство
Вие реално осчетоводявате или само подготвяте?
Можем ли да запазим досегашния си софтуер?
Как документите достигат до Вас?
Какво се случва, ако нашето счетоводство изостава?
Поемате ли и работни заплати?
Работите ли заедно с нашия данъчен консултант?
Колко време Ви струва счетоводството на месец?
В безплатния стратегически разговор ще разгледаме обема на Вашите документи и ще кажем кой пакет пасва – и какво означава преходът.